Dans le domaine des finances et de la comptabilité, nous essayons toujours d’améliorer les rapports et les analyses financiers en temps opportun afin de pouvoir prendre des décisions efficaces dans un délai réaliste. Toutefois, pour les utilisateurs de Dynamics GP, cet objectif peut être plus difficile en fonction des outils dont vous disposez.

Problème #1 : les données aux mauvais endroits

Les utilisateurs de Dynamics GP savent que le grand livre finit par avoir une quantité incroyable d’informations provenant de nombreux endroits dans GP. Ces données sont accessibles, mais elles sont décousues et difficiles à accumuler. Il peut être difficile de produire la bonne information dans le bon format au bon moment dans ces circonstances.

Bien sûr, GP a divers rapports disponibles, mais ces rapports n’ont normalement pas toutes les données souhaitées et sont optimisés pour l’impression, pas l’analyse. Les SmartLists fournissent des données qui exportent proprement vers Excel, mais vous devrez attendre un certain temps pour qu’elles se terminent et vous ne pourrez pas enregistrer vos choix de filtre. SQL Server Reporting Services (SSRS) dispose de rapports et d’analyses puissants, mais il n’est pas destiné à l’analyse ad hoc et, à moins que vous ne connaissiez SQL, vous ne pourrez pas ajouter de champs ou apporter des modifications sans l’aide du service informatique

En conclusion, les utilisateurs de GP ont besoin d’un outil qui leur donne un accès rapide à tous les champs pour toutes les données GL dans un format compatible avec Excel, de préférence avec des filtres enregistrables et une édition facile.

Solution: les vues HD d’ActivReporter pour faciliter l’accès aux données et l’analyse

ActivReporter, un outil de création de rapports pour Dynamics GP, fournit tout cela et plus encore dans trois vues : Plan des comptes, Écritures de journal et Détails du journal. Voici une liste de fonctionnalités que vous pouvez attendre lorsque vous travaillez avec ces trois vues.

 

  • Ajoutez une colonne pour presque chaque élément d’information dans le grand livre, puis faites glisser et déposez pour organiser et cliquez sur l’en-tête pour trier (exceptions: données MDA et AA non incluses)
  • Utilisez une présentation de grille de type SmartList, avec une simple fonctionnalité de copier/coller dans Excel pour une analyse plus approfondie. Préférez-vous plutôt un tableau Excel? Cliquez avec le bouton droit pour copier dans Excel en tant que tableau pré-formaté.
  • Les données dans les vues HD remplissent VITE. Vite comme 3 millions d’enregistrements en environ 22 secondes.
  • Si vous avez 3 millions d’enregistrements, vous profiterez des filtres de données intégrés pour les dates, les journaux subsidiaires, les éléments de segment, les montants, les descriptions, les entrées non validées ou validées, etc. De plus, créez vos filtres à l’aide de l’une des informations qui circulent dans le grand livre.
  • Les dates relatives vous permettent de poser des questions sur vos données, auxquelles vous devez répondre chaque mois, sans avoir à vous embêter à changer la date. Vous voulez voir toutes les dépenses des employés au-dessus d’un certain montant pour chaque mois? Créez un filtre avec des dates relatives et obtenez une liste détaillée des débits et crédits pour le mois dernier en fonction de la date système de votre ordinateur sans jamais avoir à avancer la date dans ActivReporter.
  • Dans le plan comptable, obtenez une vue claire de l’endroit où chaque compte atterrira sur vos états financiers.

Problème #2 : toutes les routes de rapport mènent à Excel

Dans une tentative d’exploiter l’ampleur des données financières contenues dans Dynamics GP, de nombreuses solutions ont été présentées aux utilisateurs pour la création d’états financiers. Il existe les options gratuites - Management Reporter, SSRS, Rapports Excel Actualisables, ainsi qu’une pléthore de solutions disponibles à l’achat. Ces produits peuvent tous lire, traiter et présenter les données financières GP accumulées avec un grand succès. Cependant, à la fin de la journée, peu importe d’où proviennent les rapports, ils finissent presque toujours dans Excel pour la mise en forme finale, le calcul ou l’analyse.

Solution: Conceptions financières d’ActivReporter dans Excel

Avec ActivReporter, vous créez vos états financiers dans Excel dès le départ. C’est le meilleur des deux mondes: les données GP en direct associées aux puissantes capacités d’Excel. Tout ce qu’un document Excel peut faire, maintenant vos finances le peuvent aussi. Utilisez la mise en forme, les calculs, les données provenant de sources externes, les graphiques et les macros avec des données extraites du grand livre de GP.

 

Pour compléter les états financiers, l’application autonome ActivReporter permet la configuration, le contrôle de version, la sécurité et la publication. À partir de l’application, vous pouvez créer des conceptions financières dans Excel en tant que modèles d’états financiers, puis publier avec diverses options sans avoir à entrer dans Excel.

 

La création de conceptions financières dans Excel est rendue possible par le complément Excel ActivReporter. Avec le complément, Excel dispose désormais de fonctions supplémentaires qui peuvent retourner des valeurs et des informations de toutes les compagnies de GP qui ont été configurées avec ActivReporter. La création d’un rapport financier simple ne comporte que quelques étapes :

  • Decide how to define the rows:
    • Import a row definition from Management Reporter as a rollup in ActivReporter
    • Create a rollup in ActivReporter
    • Use a built-in rollup of your account categories
  • Créer une nouvelle Conception Financière et entrer dans Excel
  • Cliquez sur le bouton Layout et choisissez une instruction et des colonnes
  • Choisissez votre correctif cumulatif dans la liste
  • Ajoutez des titres, des sous-totaux, des totaux généraux, des colonnes supplémentaires, une mise en forme, etc.
  • Sauvegarder!

Bien sûr, vous n’êtes pas limité à de simples calculs. Étant donné qu’ActivReporter utilise Excel comme rédacteur de rapports, les états financiers disposent d’une grande flexibilité. Par exemple, vous pouvez ajouter des visualisations de données avec les graphiques d’Excel, placer un bilan et un compte de résultat sur une page, extraire des données d’une autre feuille de calcul Excel ou utiliser des départements/divisions/projets comme colonnes et des périodes comme lignes.

 

Une fois que vous avez créé votre conception financière comme vous le souhaitez, vous pouvez publier des états financiers à partir de celle-ci dans l’application ActivReporter sans entrer dans Excel. Le processus de publication vous permet de choisir la période à signaler, le format de fichier et le répertoire, la devise, et si vous souhaitez des rapports consolidés ou segmentés. ActivReporter réplique la fonctionnalité d’arborescence de rapports de Management Reporter en vous permettant d’indiquer que vous souhaitez obtenir une copie du rapport pour chaque élément de segment, tel que le service, et si vous souhaitez qu’ils se présentent dans des fichiers distincts ou dans un fichier combiné. Tout comme les arborescences de création de rapports, vous pouvez également créer des groupes de rapports personnalisés et choisir au moment de la publication les groupes que vous souhaitez générer.

 

Et en finale, les conceptions financières et les états financiers publiés sur Excel ont une capacité d’exploration pour les utilisateurs d’ActivReporter ainsi qu’une capacité d’exploration pour les utilisateurs de GP. En cliquant sur le bouton d’exploration à côté d’un montant dans Excel, une fenêtre affiche la vue HD des détails du journal avec des lignes pour tous les débits et crédits qui représentent ce montant. Vous obtenez toutes les mêmes fonctionnalités mentionnées ci-dessus pour les vues HD dans l’exploration, y compris les filtres et le copier / coller facile dans Excel.

Choisir ActivReporter

ActivReporter fournit une solution très rentable aux problèmes d’analyse et de création de rapports couramment rencontrés dans Dynamics GP. C’est une solution pour toute taille d’entreprise, et qui gère n’importe quel nombre de compagnies dans GP. Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez utiliser ActivReporter pour prendre des décisions avec un niveau élevé de confiance dans vos données financières.

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